从外贸业务人员日常工作习惯中寻找提高效率的方式

每一个人都有他独有的思维模式和做事风格。因此,经常看到同样的事情,在不同的人手里,处理的方式,时间点,效果各不相同。

效率的差异,其实就是由外贸业务人员日常工作的习惯(也就是思维模式和做事方式)来决定的。

作为一个外贸人员,效率很重要。日常的工作习惯中有大量的可以提高效率的方式,你可能还不知道呢!

效率

 

外贸业务每天工作之前,应该有一个习惯,读完所有的邮件!记住,不要读一个邮件处理一个事情,先读完所有,然后排序。

排序就涉及到“四象限”原则,第一象限:紧急而重要,第二象限:重要不紧急,第三象限:紧急不重要,第四象限:不紧急不重要。

即使都知道这个原则,在对一个事情的判断上,大家还是会出现不同的分类,以我多年的工作经验,我还会加上另外一个衡量标准:1. 是否主要是自己内部处理,2. 是否需要其他部门配合,并且时间不确定。

根据四象限加上这个原则,我会对事情进行一个排序,从1开始,把读完邮件以后需要处理的所有事情全部排序,并手写清单,处理完一个划掉一个,以免遗漏,天天坚持。

以上两件事情: 1.读邮件,2. 列清单,是每天早上开始工作之间首要做的事情,直接影响到你一天的工作效率。

 

现在,我们再来举例分析,如何归类和处理事情,也就是我们开始做事的步骤!

假设说你一天需要处理的事情分为:询盘,新订单,老订单跟进,订舱或文件工作,投诉。

我们需要遵循“先外后内”的原则

也就是说,先给客户们集中写邮件,告知客户:你收到他们的邮件,会很快处理,这是一个最起码的常识和礼节。有一些业务总是觉得收到询盘,不把报价做出来就不好意思回复客户,或者说有投诉了,不把处理意见整出来就无脸见客户,看到订单不把合同做出来就不能回复客户。

大错特错,你先给每个客户花1-2分钟发一封这样的邮件,会让客户心理上舒服很多,并且给自己留出足够的时间处理,客户收到你这样的简单邮件以后,知道你已经着手处理问题了,收到询盘了,会尽快报价;收到投诉了,会尽快处理; 收到订单了,会立马做合同,他就会得到心理上的安慰,会耐心等待你。

 

接下来,把需要跟其他部门配合处理的事情,一一发书面的邮件给相关部门,如果特别紧急的,可以在邮件上标示紧急等并且及时跟催结果

处理完所有的对其他部门的邮件和事务安排以后,在等待他们处理的过程里,你就可以做那些主要集中在自己内部的事情,比如说做合同,报关文件,质保书,订单跟踪表,预收款表,订舱单等,并根据当天的事情,提前做好报价表,提前写好一些回复邮件等。

如果没有收到相关部门的邮件,你还可以节省出来时间,观察你的订单跟踪表,历史的询盘统计,客户收款纪录,或者看看是否公司有新库存,新产品,或者促销活动等,寻找话题去刺激一些潜在客户,争取他们的互动,以便为自己获得一些额外的询盘机会。

如果处理完,还有时间,还可以安排半个小时到一个小时的主动开发,搜索客户,或者做点网络推广的事情,为自己争取寻找到新的潜在客户。

 

最后,在你收到相关部门的回复以后,在一一的回复客户事情处理的结果。

这样你的时间才会被合理利用,既不会因为外部人员的处理耽误你的事情,也不会因为自己的排序错误而时间不够用。

 

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